ワークオーダーとは：管理会社が修理業者に出す作業の指示書。番号・見積もり・写真・請求の照らし合わせ方
ワークオーダー（Work Order）は、管理会社が修理や点検を業者に頼むときに出す作業の指示書です。米国やハワイの管理会社では、借り手からの修理の依頼ごとに番号がつき、見積もり・作業の写真・請求書がひもづきます。所有者が日本から修理の費用を確かめるときの見方と、承認の金額の決め方を説明します。
執筆 編集部
定義
ワークオーダー（Work Order）は、管理会社が修理・点検・清掃などを業者に頼むときの作業の指示書です。借り手からの修理の依頼（メンテナンスリクエスト）を受けると、管理会社が1件ごとに番号をつけて業者に出し、作業が終わると写真と請求書がその番号にひもづきます。
1件のワークオーダーに入る主な項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 番号 | 1件ごとの通し番号。収支の報告の支出と照らし合わせる鍵になる |
| 依頼の日 | 借り手が連絡した日 |
| 内容 | 何がどう壊れたか（例：キッチンの水漏れ、エアコンが冷えない） |
| 業者 | 作業をする会社 |
| 見積もり | 作業の前の金額。一定の額を超えると所有者の承認が要る |
| 作業の記録 | 作業の日、作業の前後の写真、交換した部品 |
| 請求 | 実際の金額。管理会社が家賃から差し引くことが多い |
| 状態 | 受付・作業中・完了など |
所有者が見るところ
- 収支の報告（オーナーステートメント）の修理の支出に、ワークオーダーの番号がついているか（オーナーステートメントの読み方）。
- 見積もりと請求の金額の差。差が大きい場合は理由を聞く。
- 作業の前後の写真。日本から見に行けないときの確認の手段になる。
- 同じ設備の修理が何度も続いていないか。続く場合は、交換を考える時期かもしれない。
承認の金額
管理契約（管理契約とは）には、多くの場合「一定の金額までは所有者の承認なしで修理してよい」という上限が書かれています。例えば説明のための例として500ドルと決めると、それを超える修理は見積もりを所有者に送り、承認を得てから作業します。
- 上限が低すぎると、急ぎの修理（水漏れ・エアコンの故障）が遅れ、借り手の不満につながります。
- 上限が高すぎると、所有者が知らない支出が増えます。
- 緊急時の扱い（上限を超えても先に直してよい場合）も決めておきます。